Manuale Utente - Istituzione Scolastica
ANAGRAFE REGIONALE EDILIZIA SCOLASTICA
Ver. 1.5 del 20/04/2023
Sommario
Introduzione¶
Il presente manuale è rivolto ai Dirigenti Scolastici degli immobili Scolastici censiti nell'ARES, al fine di consentire agli stessi la consultazione, l'aggiornamento e il censimento delle Schede PES di loro competenza presenti nel sistema informativo ARES 2.0.
L'interfaccia grafica del sistema ARES 2.0 è implementata nel rispetto delle indicazioni predisposte dall'AgID che consentono una semplice e agevole navigazione all'interno della piattaforma, permettendo l'aggiornamento e la visualizzazione dei dati di propria competenza.
Tutti i dati visualizzati nelle pagine sono esemplificativi e non fanno riferimento a nessun dato effettivo.
Tipologie di utenti¶
Il Sistema Informativo ARES 2.0 permette l'accesso a determinate categorie di utenti, che sono:
- REGIONE - Visualizza tutte le informazioni raccolte dalla banca dati. A tale utenza è legata una funzionalità di reportistica generale dei dati inseriti nel sistema informativo, oltre ad esportazioni tramite funzioni guidate della banca dati.
- COMUNE, UNIONE DEI COMUNI, PROVINCIA, CITTA' METROPOLITANA - Visualizzano ed implementano le informazioni relative agli edifici scolastici di propria competenza. Tra le varie funzionalità a loro disposizione troviamo anche una dashboard con delle sezioni interattive di visualizzazione di dati, funzioni di reportistica ed esportazione dei dati. Tali utenze possono consultare, in sola lettura, le informazioni relative alle schede PES compilate dai Dirigenti Scolastici.
- ISTITUZIONE SCOLASTICA - Gestisce le informazioni relative al PES (Punto di Erogazione del Servizio). Per ogni Punto di Erogazione dovranno essere rilasciate informazioni relative al funzionamento del PES, che riguardano le dotazioni relative alla sicurezza, alla connettività e l'indicazione del numero di alunni e delle sezioni distribuite in ogni edificio scolastico ospitante il PES. Tra le varie aree di navigazione, dispone di una dashboard con dati di sintesi e funzioni di esportazione dati.
- UTENTE LETTORE - Utente con diritti di sola lettura della banca dati a livello regionale. Può visualizzare funzioni di reportistica automatica, dashboard sintetiche e consultare la banca dati relativa sia alla scheda dell'edificio scolastico sia alla scheda del PES.
- UTENTE COMUNE/UNIONE DEI COMUNI GESTIONE PES COMUNALI - Gestisce le informazioni relative ai soli PES (Punto di Erogazione del Servizio) Infanzie o Nidi Comunali. Per queste tipologie di Punto di Erogazione dovranno essere rilasciate informazioni relative al funzionamento del PES, che riguardano le dotazioni relative alla sicurezza, alla connettività e l'indicazione del numero di alunni con disabilità presenti in ogni edificio scolastico ospitante il PES. Tra le varie aree di navigazione, dispone di una dashboard con dati di sintesi e funzioni di esportazione dati.
Il presente manuale operativo andrà ad indicare le funzionalità del Sistema informativo ARES relativa all'utenza dell'Istituzione Scolastica.
Accesso al Sistema¶
Il Sistema dell'Anagrafe Regionale dell'Edilizia Scolastica è raggiungibile alla pagina:
Urlsistemaanagraferegionale.it
Nella pagina di accesso al sistema ARES 2.0 si trova il pannello per l'inserimento delle credenziali relative alla propria utenza.
Nell'area Documentazione presente nella pagina di login, sarà possibile accedere alla manualistica on line relativa al sistema informativo (tramite il link "MANUALISTICA ON LINE" posto nel primo riquadro), relativa il sistema informativo ed a tutta la documentazione che la Regione metterà a disposizione. Tale sezione sarà raggiungibile anche una volta effettuato l'accesso all'ARES.
Nella sezione Contatti l'Utente potrà visualizzare i rifermenti dei Responsabili Regionali dell'ARES e i riferimenti telefonici o mail per raggiungere l'assistenza tecnica.
Registrazione Utente¶
Al fine di poter registrare l'Utente si dovrà fare riferimento al manuale di registrazione.
Dashboard¶
Dopo aver effettuato l'accesso all'ARES l'Utente troverà la Dashboard iniziale dove vengono visualizzati i riepiloghi dei dati di propria gestione.
Ogni tipologia di utenza avrà a disposizione un cruscotto di indicatori relativi agli edifici di propria competenza che riassumono lo stato dell'anagrafe e di alcuni contenuti presenti nelle schede edificio censite.
Cliccando sulla barra del titolo di ogni sezione si aprirà (o chiuderà se aperta) la relativa scheda con dati di riepilogo.
Il primo box "EDIFICI SCOLASTICI", mostra le informazioni relative agli edifici scolastici censiti, suddivisi tra edifici attivi (ossia al cui interno sono presenti Punti di Erogazione) e disattivi, oltre al numero di edifici scolastici al cui interno sono ospitate particolari tipologie di Punti di Erogazione, edifici scolastici considerati strategici per la protezione civile e palestre scolastiche.
Il secondo box “ISTITUZIONI SCOLASTICHE E PES”, mostra quali sono le tipologie di Istituzioni Scolastiche e Punti di Erogazione presenti sul territorio, in base ai dati forniti periodicamente dal Ministero dell’Istruzione ed in base agli inserimenti effettuati dall’Amministratore per quanto concerne le scuole NON statali.
Il terzo box "MAPPE EDIFICI SCOLASTICI", individua su cartografia tutti gli edifici censiti a cui è stata abbinata una coordinata riportando nel dettaglio superiore l'incidenza sul totale degli edifici e suddividendoli per gestore dell'immobile.
Ogni singola coordinata individuata da icone colorate, darà la possibilità di accedere ad un riepilogo dei principali dati dell'edificio a cui si riferisce e, cliccando sul relativo codice edificio, consentirà di accedere direttamente alla Scheda dell'Edificio Scolastico.
Scheda PES (punto di Erogazione del Servizio Scolastico)¶
La scheda PES è raggiungibile dall'utente tramite la voce di menu "Cerca Edificio Scolastico". Una volta selezionata questa voce, tramite un menu a tendina di ricerca, l'utente dovrà selezionare l'unica voce disponibile denominata "Edifici per Istituzione Scolastica".
Successivamente comparirà la denominazione dell'Istituzione Scolastica di appartenenza che, una selezionata, avvierà la ricerca degli edifici scolastici associati ai PES.
Nella lista sottostante verranno elencati tutti gli edifici scolastici presenti nei PES dell'Istituzione Scolastica selezionata identificati dal codice univoco dell'edifico rappresentato sotto la colonna COD. EDIFICIO, mentre sotto la colonna "VAL. | Denominazione PES" vengono rappresentati tutti i PES ospitati all'interno del singolo edificio. Per maggiori dettagli sul significato delle singole colonne del risultato della ricerca si rimanda al Manuale Utente Ente Locale.
Per poter accedere alla scheda del singolo PES si dovrà cliccare sui PES indicati sotto la colonna "VAL. | Denominazione PES".
La scheda del PES è suddivisa in 3 sottosezioni:
1 Anagrafica del PES
2 Informazioni sul PES
3 Edifici del PES
Le prime due sezioni acquisiscono informazioni anagrafiche e giuridiche del PES in esame, la terza sezione invece raccoglie informazioni sul funzionamento del PES all'interno di ogni singolo edificio che utilizza.
Relativamente alla terza sezione "EDIFICI NEL PES", l'utente potrà accedere alla specifica scheda edificio del PES tramite il tasto "VAI ALLA SCHEDA".
Per ogni relazione EDIFICIO SCOLASTICO/PES dovranno essere indicate le classi e gli alunni presenti all'interno dell'edificio afferenti al PES in esame.
Sono richieste inoltre informazioni riguardanti le condizioni e le dotazioni di sicurezza dell'edificio in cui è presente il PES e le dotazioni di sicurezza di competenza del Dirigente Scolastico.
Di seguito viene mostrata la scheda del PES relativa al singolo edificio ospitante, a sua volta suddivisa in tre sezioni:
-
Classi, Sezioni e Disabilità
-
Condizioni di salute e sicurezza dell'edificio
-
Connettività dell'edificio
In merito alla prima sezione, il Dirigente Scolastico potrà inserire le informazioni riguardanti le sezioni/classi, il numero degli alunni e l'eventuale presenza di alunni con disabilità.
Nella scheda relativa all'inserimento delle sezioni/classi e numero degli alunni l'utente potrà gestire l'inserimento tramite la voce "INSERISCI CLASSI/SEZIONI E ALUNNI DEL PES NELL'EDIFICIO SCOLASTICO". Tramite questa funzione si aprirà una ulteriore pagina con elencate tutte le classi e il numero di alunni appartenenti al PES in esame.
Una volta aggiunta/e correttamente la/e classe/i, verranno inserite nella tabella sottostante con la possibilità di essere eliminata/e tramite l'icona"Elimina Classe/Sezione".
Al di sopra della lista delle sezioni/classi e numero di alunni saranno riportati i totali delle sezioni/classi e degli alunni inseriti nell'edificio scolastico del PES e i totali delle sezioni/classi degli alunni del PES.
In merito alla seconda sezione della scheda "CONDIZIONI DI SALUTE E SICUREZZA" l'utente dovrà rispondere ad alcune domande inerenti le condizioni di salute e sicurezza dell'edificio; in fase di salvataggio verranno effettuati controlli di congruenza e di completezza delle informazioni.
Infine nella sezione "CONNETTIVITA' DELL'EDIFICIO" dovranno essere rilasciate informazioni sulle dotazioni tecnologiche presenti in ogni singolo edificio interessato dal PES.
In caso di risposta positiva si dovranno indicare le specifiche richieste.
Ogni sezione della scheda del PES può essere compilata indipendentemente dalle altre sezioni e al fine del salvataggio della singola sezione dovranno essere compilate tutte le informazioni presenti.
Validazione del PES¶
Nei risultati di ricerca degli Edifici Scolastici troviamo sia la denominazione di ogni singolo PES, sia l'icona che ne indica la VALIDAZIONE o NON VALIDAZIONE della scheda del PES.
Nel caso il PES non sia stato validato apparirà - prima della denominazione - l'icona rossa , mentre se il PES è stato validato apparirà l'icona verde
.
Entrando nella scheda del PES si potrà raggiungere la pagina relativa alla Validazione del PES tramite il tasto "VALIDAZIONE PES ", presente in ogni parte della scheda.
La pagina relativa alla validazione del PES presenterà, nel caso il PES non sia stato validato, la lista dei campi da controllare, in quanto non ancora completati, e la dicitura "LA SCHEDA PES E' ATTUALMENTE NON VALIDATA".
Diversamente, se il PES è stato validato, nella scheda apparirà la dicitura "LA SCHEDA PES E' ATTUALMENTE VALIDATA", e sarà automaticamente indicato il nome del rilevatore e la data di validazione.
Una nota a fondo pagina ricorda all'utente che la validazione della scheda PES può essere effettuata solamente dal Dirigente Scolastico o dall\'Amministratore o dell'Amministratore di sistema, e che l'utilizzo del tasto "valida scheda" comporta l'aggiornamento del campo "data di validazione" e "nome rilevatore".
Analisi Dati¶
La sezione "Analisi Dati" permette di visualizzare alcuni report di riepilogo sulle informazioni di propria competenza o di esportare i dati delle sezioni della Scheda edificio o della Scheda del PES di propria competenza.
Esportazioni¶
In questa sezione l'Utente potrà esportare i dati inerenti gli edifici scolastici o i PES di propria competenza.
Inizialmente l'Utente sceglie se vuole le informazioni inerenti gli Edifici o i PES e successivamente può applicare dei filtri sul territorio in cui ricadono gli edifici di propria competenza.
In questo esempio è stata selezionata per l'esportazione la scheda edificio.
Una volta aver filtrato sui dati di interesse, l'Utente potrà scegliere la sezione che vuole esportare oppure le sezioni, scegliendo un massimo di 80 campi da esportare, dalla lista dei campi di ogni sezione.
In questo esempio è stata selezionata per l'esportazione la scheda PES.
Nelle immagini che seguono saranno esposti alcuni esempi relativi alla selezione dei campi da esportare.
L'utente può selezionare tutti i campi sezione/sottosezione cliccando sulla casella posta a lato del titolo della sezione/sottosezione.
Cliccando sull'icona "+" si aprirà la tendina dei campi relativi alla sezione/sottosezione, i quali possono essere selezionati o deselezionati cliccando sulla casella posta a lato di ognuno.
Se l'Utente non seleziona la casella posta a lato del titolo della sezione/sottosezione nessun campo della sezione/sottosezione risulterà selezionato per l'esportazione ed apparirà un messaggio con indicato che per effettuare un'esportazione è necessario selezionare almeno un campo.
Si potranno comunque selezionare i campi relativi alla sezione/sottosezione cliccando sulla casella posta a lato di ognuno.
Una volta aver filtrato i dati di interesse, l'Utente potrà esportare i dati cliccando sul tasto "ESPORTA", ottenendo così un file formato .xlsx contenente i dati selezionati.
Reportistica¶
In questa sezione l'Utente, in base ai dati di propria competenza, potrà visualizzare i dati di riepilogo in formato tabellare e tramite grafici interattivi.
Inizialmente l'utente dovrà scegliere se visualizzare i report considerando tutti gli edifici o solamente gli edifici statali. Successivamente dovrà selezionare la categoria e il report specifico da visualizzare.
Una volta selezionato il report, facendo click sul pulsante "Report", l'Utente potrà visualizzare il risultato di riepilogo, stamparlo e/o esportarlo nei vari formati proposti dal software.
Cliccando sul pulsante "Reset" l'utente annulla i parametri selezionati per la procedura.
Visualizza Account¶
L'Utente, una volta che ha effettuato l'accesso al sistema ed è stato abilitato dall'Amministratore di Sistema, potrà visualizzare il proprio account cliccando sul nominativo nella barra in alto o cliccando su Account-> Visualizza Account.
Cliccando sul tasto "documento allegato" sarà possibile scaricare il documento caricato in fase di registrazione.
Se l'Utente volesse cancellarsi dal sistema informativo ARES 2.0, dovrà procedere cliccando sul tasto "ELIMINA SOTTOSCRIZIONE".
A seguito dell'operazione, l'Utente riceverà una mail all'indirizzo di registrazione con cui potrà confermare la sua cancellazione.
Accesso singolo utente a più domini di competenza¶
Vedere il capitolo "Accesso del singolo Utente a più domini" nel manuale di registrazione.
Documentazione¶
La pagina della gestione della documentazione è accessibile da tutti gli utenti dal menu Documentazione (visionabili anche dalla voce "Documentazione" nella pagina di login).
Nell'area Documentazione, sarà possibile accedere alla manualistica on line relativa al sistema informativo (tramite il collegamento "MANUALISTICA ON LINE" posto nel primo riquadro) e scaricare il materiale di documentazione cliccando sull'icona "SCARICA".